Интернет-платформа ТБМ Онлайн – продолжает совершенствовать функционал, касающийся автоматизации документооборота между компанией ТБМ и ее клиентами. Подробности — в материале ОКНА МЕДИА.
ТБМ Онлайн – документооборот в онлайн-пространстве
Бумажный документооборот – это тонны бумаги и часы малопроизводительной работы по перебиванию данных со счетов-фактур и накладных в учетную программу, сбору подписей и печатей, ведению реестра, отправке по почте, и т.д. При обнаружении ошибок в бумажных документах внесение исправлений занимает не меньше времени, чем первоначальное оформление.
Система электронного документооборота (СЭД) требует лишь специального ПО, через которое предприятие подключается к одной из существующих систем СЭД, а также услуг провайдеров цифровых подписей. Никаких бумаг и стеллажей, заставленных сотнями толстых папок. Передача и приемка счетов-фактур, актов выполненных работ, товарных накладных происходят мгновенно. Документы удостоверяются цифровыми подписями, сохраняются в виде комбинаций файлов в особых форматах и признаются законом полными эквивалентами бумажных документов, в том числе и для налоговой отчетности. Доступ открыт для любого авторизованного пользователя из любой точки мира в режиме 24х7, а поиск нужного документа занимает секунды.
© Фотобанк Лoри
Платформа ТБМ Онлайн ориентирована на оконные компании, практикующие как бумажный, так и электронный документооборот. Широкий и гибкий функционал платформы предоставляет и тем, и другим максимум онлайн-возможностей и электронных удобств для работы с документацией всех уровней, позволяя клиентам максимально экономить время и деньги, в разы повышая производительность труда на своих предприятиях.
Заключение договора в ТБМ-Онлайн – оперативность и гибкость
Автоматизация начинается с заключения договора. В личном кабинете ТБМ Онлайн пользователю предлагается заключить договор оферты. В отличие от обычного договора оферта определяет условия сотрудничества поставщика с неограниченным кругом клиентов. Договор оферты не подписывается заказчиком, а акцептируется путем нажатия кнопки «Подтвердить».
© Фотобанк Лoри
Многие производители окон имеют более одного юридического лица. Аккаунт оконной компании в ТБМ Онлайн позволяет оперировать несколькими фирмами, акцептировать от их имени договора оферты и привязывать их при заказе комплектующих к соответствующим заявкам по усмотрению пользователя. Благодаря гибкости работы с договорами клиент может буквально на ходу управлять своими затратами, оптимизируя налоги и экономя деньги.
Если у клиента с компанией ТБМ уже заключен обычный договор, в интернет-платформе можно работать и по нему. Наличие и форма текущего договора отражаются в списке доступных фирм против наименования соответствующего юридического лица или ИП. По каждой фирме доступна история прошлых договоров, срок действия текущего договора и возможность тут же акцептировать договор оферты, если действующего договора еще нет.
Удобство и надежность – все документы в одной цепочке
В ТБМ Онлайн счет выполняет важную роль для доступа ко всей цепочке связанных документов стандартного бухгалтерского документооборота и управления ей. По каждой онлайн-заявке платформа в течение нескольких минут генерирует счет на оплату. Интерактивный список выставленных счетов формируется на вкладке Счета и позволяет выполнять в онлайн режиме разнообразные действия: просматривать счет, скачивать электронную или печатную форму счета, отслеживать его статус, оплачивать, получать доступ к электронным файлам накладных и счетов-фактур, создавать и отправлять рекламации.
© Фотобанк Лoри
Статус счета отражает текущий этап обработки заявки: ожидание оплаты, комплектование отгрузки, контроль отгрузки, факт отгрузки. На каждом этапе расширяется список доступных в онлайн-режиме документов и действий пользователя. В зависимости от заданного при отправке заявки способа оплаты пользователь может либо оплатить счет банковской картой через PayU или в Сбербанк-Онлайн, либо скачать файл счета для оплаты по безналу. Счет можно скачать в pdf, с печатью и подписью для распечатывания, либо в электронном формате (xml или cml) для экспорта в собственное ПО пользователя.
После того как счет оплачен, появляется возможность скачать файлы счета-фактуры и товарной накладной в электронном виде, которые пользователь может загрузить в 1С своей компании для автоматического включения в бухгалтерский и управленческий учет. После того как счет получит статус «товар отгружен», доступна опция создания рекламации. Если при приемке товара обнаружились бракованные детали, можно за несколько секунд оформить и в онлайн-режиме отправить поставщику рекламацию.
На вкладке Взаимозачеты по каждому юр. лицу отображается текущее сальдо взаиморасчетов. В любое время можно получить детализацию по платежам и отгрузкам и сформировать акт сверки на текущую дату в формате pdf.
© Оknamеdia
Еще одно важное преимущество сервиса – абсолютная надежность хранения данных и доступа к ним. В ТБМ-Онлайн невозможно забыть о счете, потерять счет-фактуру, рекламацию или акт сверки. Заявки и выставляемые по ним счета связаны между собой. Все документы, порождаемые оплаченным счетом, также связаны в единую цепочку и доступны в любое время из разных вкладок. Система фильтров позволяет группировать документы по фирмам, датам и множеству других параметров, обеспечивая гибкий и быстрый поиск. Даже если клиент потерял какой-то документ в собственной базе, он может в любой момент восстановить его из личного кабинета ТБМ-Онлайн.
Автоматизация документооборота экономит время и повышает производительность труда
Для работы с документами вовсе необязательно каждый раз заходить в ТБМ Онлайн или постоянно находиться в аккаунте. Платформа предусматривает возможность для каждого юр. лица оконной компании отдельно настроить электронные адреса получателей счетов, счетов-фактур и товарных накладных, и форматы отправляемых документов. Как только соответствующий файл будет сгенерирован в платформе, он автоматически поступит адресату по электронной почте. На каждый вид документа можно задать по несколько разных адресов, так, чтобы, например, накладные отправлялись сразу и кладовщику, и бухгалтеру, и директору.
Таким образом, к приемке очередной партии комплектующих склад, производство и бухгалтерия могут подготовиться заранее, т.е. автоматически загрузить данные в 1С и проинформировать всех вовлеченных сотрудников о предстоящем поступлении, а также проверить правильность оформления документов и соответствие номенклатуры и при обнаружении ошибки оперативно связаться с поставщиком для исправления. По электронным версиям накладной и счета-фактуры бухгалтерия сможет подготовить данные для налоговой отчетности заранее, не дожидаясь поступления оригиналов документов. Бумажные оригиналы накладной и счета-фактуры, полученные вместе с товаром, уже не потребуется перепроверять и перебивать в 1С вручную.
ТБМ Онлайн – эффективный инструмент закупок для оконных компаний
Интерфейс ТБМ-Онлайн* — большой и многофункциональный, но интуитивно понятный и снабженный пояснениями и подсказками. Если все-таки возникают трудности при работе с сервисом, пользователь может получить консультацию персонального менеджера и задать вопрос в онлайн-режиме на любом этапе заказа комплектующих и при работе с любым документом.
Разнообразие настроек, доступных в аккаунте, дает компаниям новые возможности для организации своей работы и рабочего времени своих сотрудников. Платформа ТБМ-Онлайн продолжает непрерывно совершенствоваться для максимального комфорта осуществления закупок.
*Статья содержит контекстную и визуальную рекламу
Портал ОКНА МЕДИА также рекомендует: Преимущества системы ТБМ-Онлайн
